Actief Relay is de e-mailverzenddienst van Actief IT Services, een Belgische IT-dienstverlener. Onze klanten — kleine en middelgrote ondernemingen — versturen hun zakelijke e-mail via ons in plaats van via een eigen mailserver: facturen en orderbevestigingen uit hun ERP-systeem, wachtwoordherstel en systeemmeldingen, en nieuwsbrieven aan hun eigen klanten.
De dienst draait in Europa (Frankfurt). Mail wordt verstuurd namens onze klanten, onder hun eigen domeinnaam en met hun eigen DKIM-handtekening.
Er is geen publieke aanmelding. Een organisatie kan pas verzenden nadat wij haar handmatig aanmaken, na een ondertekende overeenkomst. Wij kennen elke verzender bij naam.
Elk verzenddomein moet eerst via DNS bewijzen dat de klant het beheert (DKIM, SPF en een eigen bounce-subdomein). Een domein dat die controle niet doorstaat, kan geen enkele mail versturen.
De overeenkomst met elke klant verbiedt uitdrukkelijk het versturen naar gekochte, gehuurde of geharveste adreslijsten. Ontvangers moeten zich zelf hebben aangemeld bij de klant in kwestie. Overtreding is grond voor onmiddellijke opschorting van het account.
Dat is niet alleen een contractuele afspraak. Onze gateway meet per klant het aandeel onbestelbare berichten en klachten, en zet een nieuwsbriefstroom automatisch stil zodra die drempels overschreden worden — vóór het verkeer bij onze verzendpartner aankomt. De transactionele stroom van diezelfde klant blijft dan gewoon werken, zodat facturen en wachtwoordherstel niet mee stilvallen. Elke klant staat technisch los van elke andere klant: een reputatieprobleem bij de een kan de mail van de ander niet raken.
Elke nieuwsbrief die via ons vertrekt, bevat een afmeldlink, en werkt met de afmeldknop van uw mailprogramma (RFC 8058, one-click). Een afmelding wordt onmiddellijk vastgelegd en geldt voor alle volgende zendingen van die afzender. U hoeft ons daarvoor niet te contacteren.
Wilt u toch liever rechtstreeks melden dat u ongewenste mail ontving, of gaat het om misbruik: abuse@actiefrelay.com. Wij lezen dat adres en behandelen elke melding.
De verantwoordelijke voor de inhoud van een bericht en voor uw toestemming is de organisatie die het verstuurde — de afzender die u in het bericht ziet staan. Wilt u weten welke gegevens die organisatie van u bijhoudt, of wilt u ze laten verwijderen, richt u dan tot hen. Wij treden voor die berichten op als verwerker. Komt u er niet uit, dan helpen wij u de juiste contactpersoon te vinden.
| Misbruik en ongewenste mail | abuse@actiefrelay.com |
| Technische meldingen | postmaster@actiefrelay.com |
| Privacy en gegevensverzoeken | privacy@actiefrelay.com |
| Klantenondersteuning | support@actief-it.be |
Actief IT Services — Esenweg 195, 8600 Diksmuide, België — ondernemingsnummer BE0804370817
Actief Relay is an email sending service operated by Actief IT Services, a Belgian IT services company, for business clients under contract. This policy applies to every message sent through the service.
Access is closed. There is no public sign-up. An account is created manually by us after a signed agreement. Every sending domain must pass DNS ownership verification (DKIM, SPF and a dedicated bounce subdomain) before any message is accepted.
Consent is required. Recipients must have opted in with the client whose name appears as the sender. Purchased, rented, scraped and appended lists are prohibited. Violation is grounds for immediate suspension of the account.
Prohibited content and use, without limitation: unsolicited bulk email; messages that conceal or falsify the sender's identity; phishing and any attempt to obtain credentials, payment details or personal data under false pretences; malware and links to it; content that is unlawful under Belgian or European law; and use of the service to evade a suspension imposed by us or by another provider.
Unsubscribing. Every marketing message carries a List-Unsubscribe header with one-click support (RFC 8058) and a visible unsubscribe link. An unsubscribe is recorded immediately and enforced on all subsequent sends by that client. Suppression lists are maintained per client and applied before a message is handed to our upstream provider.
Enforcement. Bounce and complaint rates are measured per client and per stream. Our thresholds are set at or below the levels published by our upstream provider — a hard bounce rate of 5% and a complaint rate of 0.1%. Our gateway automatically pauses a client's marketing stream when a threshold is exceeded, before the traffic reaches our sending provider, while leaving that client's transactional mail unaffected. We suspend accounts for violations of this policy, and we do so without prior notice where the abuse is ongoing.
Reporting abuse. abuse@actiefrelay.com — monitored, and every report is acted on. Technical reports: postmaster@actiefrelay.com.
Data protection. The client is the controller for the personal data in the messages they send; Actief IT Services acts as processor under a data processing agreement. Sending infrastructure is located in the European Union (Frankfurt).
Welke gegevens wij verwerken. Voor de verzenddienst verwerken wij de gegevens die in de berichten van onze klanten zitten: het e-mailadres van de ontvanger, de inhoud van het bericht, en de afleverstatus (afgeleverd, onbestelbaar, klacht, afmelding). Daarnaast houden wij per klant bij hoeveel berichten er verstuurd zijn, voor facturatie.
Rol en grondslag. De klant die het bericht verstuurt is verwerkingsverantwoordelijke; Actief IT Services treedt op als verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Wij gebruiken de gegevens uitsluitend om het bericht af te leveren, om afmeldingen en klachten te respecteren, en om misbruik tegen te gaan. Wij verkopen niets door en gebruiken adressen van onze klanten nooit voor eigen communicatie.
Bewaartermijn. Afleverstatussen bewaren wij zolang dat nodig is voor ondersteuning en facturatie. Onderdrukkingslijsten (afmeldingen, klachten, permanent onbestelbare adressen) bewaren wij zolang de klant klant is — juist het verwijderen daarvan zou betekenen dat iemand opnieuw post krijgt die hij niet wil.
Waar. In de Europese Unie (Frankfurt).
Uw rechten. Wilt u weten welke gegevens over u verwerkt worden, of wilt u ze laten verwijderen: richt u tot de organisatie die u de e-mail stuurde — zij is verantwoordelijke. Komt u er niet uit, mail dan privacy@actiefrelay.com; wij helpen u de juiste contactpersoon vinden en voeren zelf uit wat wij als verwerker moeten uitvoeren.
De dienst is uitsluitend beschikbaar voor organisaties met een ondertekende overeenkomst met Actief IT Services. Er is geen publieke aanmelding.
Wat de klant garandeert. Dat elke ontvanger zich bij hem heeft aangemeld, dat hij het verzenddomein beheert, en dat de inhoud van zijn berichten voldoet aan het Belgisch en Europees recht. De volledige regels staan in de Acceptable Use Policy hierboven.
Wat wij mogen. Wij mogen een account opschorten bij overtreding van de Acceptable Use Policy, en doen dat zonder voorafgaande waarschuwing zolang het misbruik aan de gang is. Wij mogen verzending automatisch stilleggen wanneer het aandeel onbestelbare berichten of klachten onze drempels overschrijdt; die drempels liggen op of onder wat de sector als aanvaardbaar hanteert.
Wat wij niet beloven. Wij garanderen geen aflevering in de inbox. Of een bericht de inbox haalt, beslist de ontvangende partij, niet wij.
Wijzigingen. Wijzigingen aan deze voorwaarden of aan de Acceptable Use Policy melden wij vooraf aan onze klanten. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met datum.